هيئة الجمارك السودانية ظلت متمسكة بهذا الاجراء الاداري حتى ولو كانت حركة الخطاب من منضدة الى اخرى داخل المكتب.وذلك لأهمية الخطاب الجمركي وسريتة وأدى دوراً كبيراً في احكام الدورة المستندية للتخاطب.

وفي ظل الثورة التقنية التي تنتظم الجمارك مواكبة لاحدث الاستخدامات في الجمارك العالمية التي تحقق الشعارات المرفوعة في المنظمات الجمركية العالمية كتسهيل حركة التجارة الدولية وتقليل زمن تخليص البضائع.كان من الضروري أن تدخل نظم جديدة مستفيدة من الحاسوب والشبكات  في احكام حركة الخطابات بالسرعة والدقة المطلوبين.

ورغم التخوف الذي يعتري الانسان من الجديد القادم والخوف من فشل التجارب أو إنقراض الارث الاداري المتعارف عليه.ظلت الجمارك تقفز قفزات ناجحة بخطى ثابته قائمة على الدراسة العميقة وسد الثغرات ووضع المعالحات للمشاكل المتوقعة .فبعد نجاحها في تطبيق النظام الجمركي العالمي في معالجة البيانات الجمركية آلياً (الاسكودا++) شرعت في الانتقال الى النظام المطور وهو مايعرف (بالاسكودا ويلرد) الذي يتيح للمتعامل مع الجمارك إكمال كافة  إجراءاته عبر الانترنت وكذلك نجحت في الاستفادة من نظام الصراف الآلي في صرف المرتبات للعاملين عبر الصراف.

السيرك الالكتروني:

الاختراق الناجح بعد ذلك كان إستخدام السيرك الالكتروني بدلاً عن السيرك اليدوي التقليدي ويعد البريد الالكتروني(Electronic Mail)  اداة اتصال هامة في إدارة الاعمال الحكومية ولاشك أن البريد الالكتروني سوف ييسر كثيراً من الاعمال الحكومية ويقضي على المهام الروتينية المتكررة ونحن في عالم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

ولقد انتشر البريد الالكتروني بسرعة مذهلة حيث بلغ معدل استخدامه ضعف البريد العادي حيث يتم إرسال وتلقي ما يقرب الى (31) بليون رسالة بريد الكتروني في العالم يومياً وتحتكر الولايات المتحدة بمفردها مايزيد عن 45% من اجمالي البريد المتداول عالمياً.

رسائل البريد الالكتروني(E.mail message) :

مصطلح يطلق على اي إتصال يتم من خلال نظام البريد الالكتروني لإدارة الاعمال الرسمية للمنظمة مع مختلف المنظمات المحلية والعالمية مثل الاتصال بالعملاء أو الموظفين أو الجمهور.

جهاز خادم البريد الالكتروني E.mail server :

 جهازحاسب آلي بمواصفات خاصة يستخدم مجموعة من البرامج المطلوبة لاقامة الاتصال ويستخدم في تخزين الرسائل الالكترونية وحفظها في مجلدات (Foldrs)  طبقاً لطبيعة العمل بالمنظمة .ويقوم  خادم الايميل بتزويد الحاسبات بهذه الرسائل ، ويجب أن يحفظ هذا الخادم في بيئة آمنة وتحت تحكم المنظمة.

البيانات الواصفة Meta Data :

وهي معلومات عن رسائل البريد الالكتروني وتتضمن أسم الراسل والمستلم وتاريخ ووقت استلامها  ومعلومات عن المنظمة التي انشأت الرسالة وربما لاتظهر على الرسالة ولكنها هامة في عملية ارشفة وتخزين وسائل البريد الالكتروني.

ولما للجمارك من اسس حاسوبية ممتازة توفرت متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني من شبكة داخلية (Net Work Local Area)    يتم نقل الرسائل خلالها وتخزينها واسترجاعها عبر مزود أو خادم الشبكة المحلية ،ومما ساعد على نجاح التجربة وجود مكونات لهذه الشبكة من محطات العمل والخوادم واجهزة الشبكة وبرامج الشبكة ،وبذلك لم تعد الرسائل الالكترونية من وسائل الاتصال غير الرسمي أو الشخصي ولكنها احد التقنيات الحديثة التي تستخدم في العمل الاداري.

مميزات السيرك الالكتروني:

1. وسيلة إتصال سريعة وسهلة حيث يصل البريد الالكتروني الى صندوق بريد المرسل إليه في ثوان.

2. وسيلة إتصال رخيصة الثمن ولنا ان تخيل كم يكلف إرسال خطاب الى شخص في احد الاقطار ،أو فرع لمؤسسة في مدينة اخرى .فهو يأخذ نفس الوقت سواء أرسلت الرسالة الى احد جيرانك أو يبعد عنك آلاف الاميال.

3.   يعمل البريد الالكتروني طوال الوقت دون اجازات او عطل رسمية.

4.   تسجيل وقت وتاريخ الرسالة وحفظهما اكثر دقة حيث يتم آلياً.

5. إمكانية قراءة الرسائل في أي وقت ومن أي مكان طالما أن المستفيد يتصل بالشبكة وصندوق البريد اسم المستفيد وكتابة كلمة المرور.